外資系企業では、海外オフィスの上司や同僚と電話会議をすることが多々あります。はじめての電話会議のときは作法も機械の使い方もわからず、てんやわんやすると思います。電話の会議をするときは、使用すべき文章、単語があるので事前に覚えておきましょう。
外国人との電話会議はとにかく暗記して乗り切ろう
かくいう私も、米国やインド、シンガポールオフィスと電話会議をしたときに最初は全く会話ができなくて困ったものでした。仕事の内容についてはあらかじめ予習しておいたら乗り切れるのでそれ以外の簡単な英会話術はしっかりと学習しておきましょう。
研修のときに教えてもらったセンテンスが2000個くらいあります。今回はIBM社で取り扱われていたセンテンスから実際に私が使用した重要なモノだけ抜粋して紹介したいと思います。
会話に入る前に
かっこつけて難しい、単語を使わないようにしましょう。あと発音の難しい単語もできるだけ避けましょう。相手に聞こえなかったり、自分の英語レベルを高く見られたりということがあって損するばかりです。
英語ができないからといってビビる必要は全くありません。何度も何度も言い返してもらえばいいわけです。ただし、自分よりめちゃくちゃ偉いdirectorやMD、パートナークラスだったら同僚に後から質問するなりしましょう。
私は英語ができない中、日本から1人で参加するMTGが多かったため、とにかく何度も聞きなおしたり、詳細はメールで頼むわ～という形にして何とか乗り切りました。文章で確認をしっかりとることが大事なので、電話会議をできるだけ避けることも重要です。
早速センテンスを紹介
*番号はリンクの番号をそのまま引用しております。
1. Hi, this is Kato from Japan. Who is on the call?
1. 日本の加藤です。どなたかいらっしゃいますか？
第一声はこれでいきましょう。声が聞こえづらいこともあるため、最初に声が聞こえるかも含めてこれを言いましょう。
2. Hi, This is Katoh. Who just joined? 主催者の場合は、誰が入ってきたかを確認しメモします。自分 の名前省いて「Hi, who just joined?」でもOK。
2. (主催者の場合、誰か入ってくる音が鳴るたびに) 加藤です。今入られたのはどなたですか？
3カ国以上でやると必ず、途中から入ってくる方がいます。途中から来た人に一回、進捗を伝える意味でも必ず誰か入ってきたら聞きなおしましょう。
5. We have John, Scott and Mark from the US team, Tanaka-san and myself from Japan team.
5. USチームからは、JohnとScottとMarkで、日本チーム からは、田中さんと私です。
誰がいるかを必ず伝える意味で、We have~と簡単な英語を使いましょう。簡単な表現ですね。
10. Let's get started. / Let’s start.
10. 始めましょう。
これも簡単です。始めましょうというだけです。ここからは、アジェンダを確認することも必要ですので、Let me check today's topicとか前置きしてからアジェンダを述べるとよいでしょう。
21. Could someone in the U.S. keep notes during this meeting and email them to us afterwards?
21. USチームのどなたか、会議のメモをとって後で送ってく ださいますか。
議事録は大事なので、事前に誰がメモをとるか確認したうえで必ず送ってもらいましょう。
23. I will take notes during this meeting and email them to you.
23. 私が会議の議事録をとって、後ほどe-mailでみんなに送 ります。
"email notes to you"という表現は簡易な表現で便利なのでマスターしましょう。
24. Please let me clarify the objective of this meeting.
24. 会議の目的を確認させてください
clarifyという表現はよく使います。はっきりさせるという意味があるので、議論が止まったときは一回この表現を使って場をコントロールしましょう。
1. Could you explain it more simply?
1. もう少し分かりやすいように説明してもらえますか？
Could you~という表現は使いやすいので使いましょう。slowlyという表現も便利なので、ゆっくり話してくださいというときにはぜひ使ってください。
9. I don’t get what you said. Would you rephrase that?
9. 分かりませんでした。別の言い方をしていただけます か？
最初はこれ言うのすごく勇気がいりました....なかなか自分の英語力の低さを認めて、言い直してくれはハードルが高いですが勇気をもっていいましょう。わからないことを後回しにする方があとあと大変です。
11. Sorry to interrupt, but I’d like to confirm what you just said.
11. 話の途中ですみませんが、それについて確認しておきた
いのですが。
Sorry to interruputという表現は便利です。さえぎるときはこうしましょう。sorry for botheringというお手間かけるという表現も多様していました。
12. Would you hold on a second? We Japan members would like to discuss this.
12. 日本のメンバーで話したいのでちょっと時間をください。
これが取り扱われていましたが、あまりおすすめしません。通常、機会には自分たちの音が聞こえないような機能があるので、話は聞きながら、マイクoffにして自分たちで議論を簡単に確認しましょう。日本チームだけで時間をとっていると相手からすると心象悪いです。逆のことをされて心象が悪くなったことがありました。
下記にミュートにするときの表現がのっていましたのでご参照に。
>We will put the phone on mute while we discuss this among ourselves in Japanese.
29. OK, Let’s go on to the next subject since we don’t have much time left.
29. 時間があまりないので次に移りましょう。
時間がないという表現はいいですね。何故便利かというと雲行きが怪しくなったらこれを使って他のことを決めて、面倒なことは後からうまく根回ししましょう。
初級はこの辺で。
IBMの研修資料を中心に簡単に取り扱わさせていただきました。簡単な表現をしっているだけでスムーズに進むのでぜひ使ってみてください。
電話会議でもうビビらずに発言できますね。
